O que é a auditoria de frete e para que serve?

No cenário atual da logística, em que o transporte representa um dos maiores custos operacionais das empresas, a auditoria de frete surge como uma ferramenta essencial para o controle e a eficiência financeira. 

Afinal, a complexidade das tabelas de frete, a multiplicidade de transportadoras e a variação de prazos e serviços tornam o processo de conferência mais do que necessário: ele é estratégico.

Entender o que é auditoria de frete e como ela pode impactar positivamente na gestão da sua empresa é fundamental para otimizar os resultados, evitar desperdícios e garantir parcerias logísticas transparentes – e é exatamente isso que faremos a seguir, confira!

O que é auditoria de frete?

A auditoria de frete é o processo de verificação e conferência de todas as cobranças relacionadas ao transporte de mercadorias, garantindo que os valores cobrados pelas transportadoras estejam corretos e de acordo com o que foi acordado em contrato ou tabela de frete.

Esse processo envolve a checagem de:

• Cálculo correto do valor do frete conforme tabela
• Cobranças adicionais, como taxas de reentrega, permanência ou devolução
• Cumprimento dos prazos de entrega 
• Veracidade das informações de peso, cubagem e percurso
• Emissão correta de documentos fiscais (CT-e e MDF-e)

A auditoria pode ser feita manualmente (por planilhas ou cruzamento de notas fiscais com faturas de transportadoras), mas o ideal é automatizar esse processo com o uso de tecnologias específicas, como os sistemas de gerenciamento de transporte (TMS).

Para que serve a auditoria de frete?

A principal função da auditoria de frete é garantir que a empresa pague exatamente aquilo que contratou. No entanto, seus benefícios vão muito além da conferência financeira. Veja os principais:

1. Redução de custos: ao identificar cobranças indevidas ou duplicadas, a auditoria permite a contestação desses valores antes do pagamento. Isso gera economia direta para a empresa, além de corrigir falhas sistêmicas recorrentes.
2. Prevenção de erros operacionais: a checagem detalhada do processo de frete ajuda a detectar falhas no cadastro de produtos, erros de medição de peso e cubagem ou divergências nos sistemas das transportadoras. Ao corrigir esses erros, a empresa evita prejuízos futuros.
3. Melhoria da gestão logística: com os dados obtidos por meio da auditoria, a empresa consegue monitorar o desempenho das transportadoras, comparar prazos, SLAs e custos, além de tomar decisões mais estratégicas sobre quais parceiros manter ou substituir.
4. Transparência nas parcerias: a auditoria fortalece o relacionamento entre a empresa e as transportadoras, pois evita conflitos, garante clareza nas cobranças e mantém a confiança entre as partes.
5. Conformidade fiscal e tributária: além das conferências financeiras, a auditoria de frete também auxilia na correta emissão e arquivamento dos documentos fiscais, evitando problemas com o fisco e garantindo a regularidade da operação.

Quando fazer a auditoria de frete?

A auditoria deve ser feita de forma contínua, preferencialmente antes da aprovação dos pagamentos às transportadoras. O ideal é que toda nota fiscal de frete recebida passe por um sistema de verificação automatizado, que valide os seguintes pontos:

• A entrega foi realizada dentro do prazo?
• O valor cobrado está de acordo com a tabela contratada?
• Houve alguma taxa extra? Ela é justificável?
• Os dados de peso, volume e percurso estão corretos?
• Os documentos fiscais estão de acordo com a legislação?

Se for identificada alguma inconsistência, o valor pode ser contestado junto à transportadora antes da liquidação do pagamento. Além disso, é importante consolidar os dados periodicamente para análises estratégicas e melhorias contínuas.

Como automatizar a auditoria de frete?

A boa notícia é que a tecnologia pode tornar a auditoria de frete muito mais simples e eficaz. 

Os softwares de gestão logística, como os sistemas TMS, permitem realizar auditorias automáticas com base em regras pré-definidas, integrando informações de pedidos, notas fiscais, tabelas de frete e comprovantes de entrega.

Com isso, é possível realizar auditorias em tempo real, evitar retrabalho com planilhas manuais, identificar erros com mais agilidade e gerar relatórios detalhados para tomada de decisão.

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