Quais as etapas do processamento de pedidos?

O processamento de pedidos está entre as etapas mais importantes no atendimento ao cliente, por isso, é necessário entender todo o ciclo do pedido.

Este ciclo, por sua vez, se refere a todas as atividades que o cliente realiza até concluir o seu pedido. Nesse sentido, você deve compreender como funcionam todas as etapas desse ciclo de pedido, bem como os custos e tempo gastos no processo.

Confira a seguir a importância de entender todas as etapas do processamento de pedidos.

O que é o processamento de pedidos?

Em primeiro lugar, é importante trazer a definição do processamento de pedidos, que pode ser conceituado como um conjunto de tarefas necessárias, como o preparo, transmissão, recebimento e atendimento de pedidos. No geral, são as atividades de acompanhamento do pedido, desde a primeira até a última etapa.

Desse modo, o processamento de pedidos é uma etapa muito relevante no ciclo do pedido, tendo em vista que interfere na operação logística de uma empresa. Portanto, o principal objetivo dessa etapa é tornar o processo mais ágil e eficiente.

Contudo, para isso, é preciso investir em uma boa gestão, a fim de garantir uma estruturação de qualidade, do ponto de vista físico e eletrônico. Dessa maneira, essa etapa tem um papel protagonista na obtenção e manutenção de clientes. Não se limita, portanto, a uma etapa logística, mas também de relacionamento com os clientes.

Principais etapas de um processamento de pedidos

Após entender, de forma geral, o que é o processamento de pedidos, é primordial identificar as principais etapas desse procedimento. Como vimos, esse processo reúne diversas atividades, e é preciso explorar cada uma delas.

1 - Preparação

A primeira etapa é a preparação do pedido, isto é, quando todas as informações relevantes sobre o produto ou o serviço e sobre o cliente. Nesta etapa é realizada a requisição formal, podendo, ou não, levar em consideração a ordem de compra.

No geral, a principal característica desta etapa é a comunicação clara. Afinal, uma empresa, e o setor responsável, deve absorver e interpretar de maneira nítida as necessidades do seu cliente. Essa é a melhor forma de atender os consumidores de forma adequada.

2 - Transmissão

Após a preparação, o pedido é transmitido, isto é, todos os documentos relativos a ele, como o seu ponto de origem e o destino. É neste momento que existe a comunicação envolvendo o setor logístico e o setor de vendas. Assim, a transmissão costuma ser feita de maneira eletrônica ou manual e varia de acordo com a empresa.

3 - Recebimento

Agora o pedido deverá ser recebido, porém, antes, alguns pontos são analisados, como:

• A veracidade e precisão das informações (desde a descrição e quantidade até o valor)
• Disponibilidade do produto que foi solicitado
• Preparação dos documentos ou cancelamento (se necessário)
• Conferir a situação de crédito e pagamento do cliente
• Transcrever os dados relativos ao pedido
• Realizar o faturamento

Todas essas atividades são essenciais para o processamento adequado dos pedidos. Com base na consolidação desses dados, o produto pode ser expedido para o cliente.

4 - Atendimento

Na etapa de atendimento, encontramos tarefas como a retirada do pedido, embalagem do item, embarque da entrega, preparação dos documentos e expedição da mercadoria. A ordem dessas etapas depende da empresa.

5 - Acompanhamento

Por fim, chegamos à última etapa, que é o processamento de pedidos em si, cuja finalidade aqui é manter o consumidor informado em relação aos possíveis atrasos e o status do pedido. É necessário ter uma equipe especializada para esclarecer as principais dúvidas dos clientes.

O que pode prejudicar o processamento de pedidos?

Quando uma empresa investe em processamentos mais ágeis, todos os são beneficiados, desde o próprio negócio até o cliente. Contudo, sabemos que existem alguns obstáculos a serem vencidos neste momento, e trouxemos alguns exemplos práticos abaixo.

1. ‍Prioridade no processamento: algumas empresas dão prioridade a certos pedidos feitos, o que altera o prazo dos novos e dos antigos pedidos. Com um pedido de alta prioridade, aqueles que têm baixa prioridade acabam sofrendo com um período maior de processamento. Sendo assim, vemos que o cenário ideal é aquele que oferece processamento igualitário para todos os pedidos, mas sabemos que isso não é possível. Uma opção é acompanhar de perto todos os pedidos de perto, a fim de atender às urgências do momento bem como aos clientes antigos.
2. ‍Retrabalho no atendimento: outro obstáculo no processamento de pedidos é o retrabalho no atendimento, pois é fundamental garantir que não ocorra nenhum erro com o pedido do cliente. Isso diminui o tempo de processamento. Claro que o risco de erros sempre é uma probabilidade, em qualquer empresa. Porém, você pode diminuir a sua ocorrência com o acompanhamento adequado do trabalho de cada setor.
3. ‍Pedidos em lote: algumas empresas costumam unir diversos pedidos em um só, e muitas vezes esses pedidos são de clientes distintos, com o intuito de aproveitar apenas um transporte. Apesar de ser uma prática que diminui os custos de transporte, isso pode aumentar o tempo de processamento.
4. ‍Pedidos parciais: a ocorrência de pedidos parciais é quando um pedido é muito extenso e ele não pode ser atendido de imediato, em razão da indisponibilidade do estoque. Assim, a empresa envia o que tem em estoque e, em outra data, o restante. Além de aumentar o tempo de processamento, isso também pode interferir nos custos de transporte.

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