Conheça as atividades do setor de compras

O setor de compras é responsável pelo funcionamento adequado de uma empresa, em razão da sua necessidade de suprimentos, máquinas e demais materiais.

No entanto, nem todos entendem a importância desse setor e quais as suas principais atividades, e é sobre isso que falaremos a seguir. Para que um negócio apresente resultados positivos e um desempenho impecável, o setor de compras deve executar as suas atividades com excelência. Ou seja, adquirir matérias-primas de qualidade, máquinas eficientes e buscar os melhores preços.

O que é um setor de compras?

A priori, é importante trazer uma definição do setor de compras, que é o departamento responsável por adquirir materiais e ferramentas necessários para o ambiente de trabalho. Assim, esses itens devem ser, no geral, confortáveis para os clientes e funcionários.

Além disso, esse setor se responsabiliza pela ordem e cotação de compras. Por conta disso, esse departamento deve contar com profissionais devidamente especializados e que estejam de acordo com os objetivos da empresa.

Por fim, destaca-se que a principal característica desse setor é o momento exato. Afinal, não basta adquirir produtos de forma aleatória, pelo contrário. Visando a organização sustentável financeira do negócio, o setor apenas realiza compras no momento adequado, com a qualidade correta.

Estrutura de um setor de compras

Após entender um conceito básico sobre o setor de compras, é interessante explorar a sua estrutura, ou seja, as divisões dentro do departamento. Por isso, confira a estrutura principal de um setor de compras.

O departamento de compras

Esse departamento se refere ao setor como um todo, como a base para todos. Sendo assim, é de suma importância que todos estejam alinhados quanto à cultura, metas e objetivos da empresa.

Comprador

O comprador é quem atua nesse setor, influenciando de maneira direta nos benefícios competitivos do negócio. Por isso, você precisa encontrar compradores qualificados, pois eles irão buscar as melhores opções, com valores atrativos e com qualidade.

Cultura da empresa

O setor de compras também é composto pela cultura da empresa, em que deve prezar pelo planejamento estratégico e buscar ferramentas que controlem o estoque do negócio. Além disso, essa cultura deve engajar e motivar os funcionários, aumentando a produtividade do setor.

Processo de compra

O processo de compra é aquele que engloba a solicitação, o pedido formal, pagamento, emissão de nota e inspeção do pedido. Por isso, o setor se responsabiliza pela qualidade e quantidade adequada dos materiais requisitados.

Atividades e funções do setor de compras

Na rotina diária de uma empresa, o setor de compras pode se encarregar de diversas tarefas, com o intuito de adquirir o melhor produto pelo preço mais acessível. Para isso, esse setor apresenta algumas atividades e funções específicas. O setor de compras não realiza apenas aquisições, e veremos outras funções deste departamento a seguir.

Relação com os fornecedores

O setor de compras se responsabiliza por manter relação com os fornecedores, já que os profissionais que compõem esse departamento têm o conhecimento necessário para formar uma cotação de pedido, por exemplo.

Antes de realizar uma compra, o setor considera a reputação, os valores e a qualidade dos fornecedores. Apenas ao conhecer todos esses fatores a empresa pode realizar o pedido.

Acompanhar o desempenho das compras

O desempenho das compras se refere à influência de cada aquisição na performance geral do negócio. Para isso, é preciso ter em mente uma estratégia que acompanhe, por exemplo, as regras de compliance, retorno do investimento e satisfação dos clientes.

Produção de orçamentos internos

Por fim, o setor de compras avalia a produção de requisições internas, pois, após receber alguma solicitação, o próprio departamento realiza estimativas com os possíveis custos. Inclusive, antes de aprovar um pedido, esse setor verifica a necessidade da compra, valores e qualidade, por exemplo.

Etapas do ciclo de compras

Para que o setor de compras cumpra com a sua finalidade geral, que é comprar, é preciso passar por um longo ciclo. Neste ciclo, encontramos as seguintes etapas:
‍

1. Recebimento e análise das solicitações de compra: aqui o setor verifica se a aquisição solicitada é, de fato, importante e necessária;
   ‍
2. Cadastrar os fornecedores: após procurar pelas melhores opções de fornecedores, a empresa insere no sistema ou plataforma de logística adotada pela empresa todos os dados dessa empresa contratada;
   ‍
3. Coletar os preços: no próprio cadastro de fornecedores é possível incluir os preços dos serviços e produtos, o que auxilia em compras no futuro;
   ‍
4. Analisar as propostas de cada fornecedor: aqui é levado em consideração a qualidade dos produtos, os prazos e o custo benefício;
   ‍
5. Devolução de materiais, se necessário: se, no recebimento, algum material for entregue com avaria ou defeito, o próprio setor de compras se encarrega pela devolução ao fornecedor; e
   ‍
6. Aprovação de pagamento: o último passo é a emissão da fatura e aprovação do pagamento.

Conte com a Platinum Log para o seu setor de compras

O setor de compras é muito mais complexo do que se imagina, pois não basta adquirir um produto. Existe uma estratégia por trás desse departamento que merece a atenção dos gestores.

Se você precisa ter mais eficiência e agilidade nos seus processos logísticos, conte com a Platinum Log. Isso porque nós oferecemos a solução completa para a sua empresa, desde o recebimento dos produtos até a entrega ao cliente. Acesse o nosso site oficial e confira todos os serviços que podem ajudar na logística do seu negócio.